Een wagenpark op de juiste manier beheren, valt of staat met een goede autoregeling. Heldere afspraken tussen werkgever en werknemer over bijvoorbeeld de keuze van de leaseauto, het gebruik én de kosten ervan, zijn hiervoor onmisbaar. Benieuwd naar hoe een goede autoregeling direct besparingen op kan leveren voor jouw organisatie? Met deze 11 tips helpt Oostendorp Autolease je op weg.

Maak een bewuste keuze

Bepaal welke mogelijkheden je jouw medewerkers wilt geven. Hoe ruimer de keuze, hoe blijer de werknemer. Maar een ruime keuze betekent ook: hogere kosten. En er zijn meer aandachtspunten: het werkelijke brandstofverbruik bijvoorbeeld. Nu bijna alle nieuwe auto’s weer 22% bijtelling hebben, is een extra stimulans voor een zuinige auto belangrijk. Met een elektrische auto weet je jezelf verzekerd van een duurzamer wagenpark én geef je op een mooie manier invulling aan je MVO-ambities.

Stel duidelijke spelregels op voor het bestelproces

Het bestellen van een nieuwe auto kan een tijdrovend proces zijn. Heldere spelregels zijn van belang. Voor zowel jou als je medewerker. Het schept niet alleen duidelijkheid, maar helpt ook bij het stroomlijnen van je proces. Besteed je het bestelproces uit aan een leasemaatschappij, zorg er dan voor dat je duidelijk bent over de keuze van de leverende dealer. De leasemaatschappij en de werkgever krijgen betere deals dan de individuele medewerker. Het inkoopvoordeel zie je terug in een lagere leaseprijs voor de werkgever.

Leg vast wie de auto mag gebruiken

Leg goed vast wie er in de leaseauto mag rijden. De meeste leasemaatschappijen stellen enkel als eis dat de bestuurder in het bezit van een geldig (Nederlands) rijbewijs moet zijn. Als werkgever mag je jouw medewerker vragen om zijn of haar auto ook beschikbaar te stellen voor collega’s die een zakelijke rit moeten maken. In de privésfeer is het gebruikelijk dat er ook door gezinsleden of personen met wie de medewerker duurzaam samenwoont, in de auto gereden mag worden.

Zorgt voor representatieve auto’s

Een leaseauto vormt een visitekaartje voor je bedrijf. In je autobeleid kun je daarom eisen stellen aan de uitstraling. Misschien wil je bijvoorbeeld geen sportauto in je wagenpark hebben omdat het niet bij het imago van je bedrijf past. Daarnaast wil je natuurlijk dat de auto er netjes uitziet, regelmatig gewassen wordt en van binnen schoon is. Niet alleen voor het oog, maar ook met het oog op schade en onderhoud is een nette auto van belang.

Maak afspraken over brandstof

Wees duidelijk over wat je verwacht van het rij- en tankgedrag van je medewerker. Monitor het brandstofverbruik en geef je medewerkers feedback. Een compliment is hierbij effectiever dan een standje. Wijs je medewerker op de noodzaak van het invoeren van de juiste kilometerstand wanneer er met een brandstofpas betaald wordt en vraag je medewerker om zoveel mogelijk te tanken bij onbemande tankstations. Een premium brandstof zoals V-power is overbodig. Het is immers de autofabrikant die de juiste brandstof voorschrijft, niet de marketingafdeling van een oliemaatschappij.

Houd buitenlandse brandstof netto in

Wanneer je de brandstofkosten in het buitenland niet vergoedt, kun je jouw medewerkers de mogelijkheid geven om de brandstof tóch bruto te declareren, zodat deze netto ingehouden kan worden als eigen bijdrage voor privégebruik. Leg dit vast in de autoregeling. Overzicht behoud je door de declaratiemomenten te beperken tot bijvoorbeeld twee keer per jaar.

Spreek af hoe je om gaat met de schade

Schade aan de leaseauto die niet verhaalbaar is? Dan brengt de lease- of verzekeringsmaatschappij een eigen risico in rekening. Een werkgever is in de basis aansprakelijk voor de schade die tijdens werktijd ontstaat, maar dat neemt niet weg dat ook de medewerker een bepaalde verantwoordelijkheid heeft om zorgvuldig met de spullen om te gaan. In de autoregeling kun je daarom vastleggen dat de medewerker bij een tweede schade in een jaar, een gedeelte van het eigen risico betaalt.

Overweeg een eigen bijdrage voorprivégebruik

Gebruikt de medewerker de auto privé, dan geldt de fiscale bijtelling. Een werkgever kan besluiten om daar bovenop een eigen bijdrage voor privégebruik te rekenen. Dit gebeurt vaak wanneer een medewerker de extra kosten van een luxere auto zelf moet betalen. Deze eigen bijdrage wordt in mindering gebracht op de bijtelling. Vergeet niet om deze variant ook te benoemen als eigen bijdrage voor privégebruik, zodat je deze kunt verrekenen met de fiscale bijtelling.